Nieterminowa płatność często zmusza wierzyciela do podjęcia dodatkowych działań: wysłania wezwania do zapłaty, zaangażowania firmy windykacyjnej, skierowania sprawy do sądu lub wszczęcia egzekucji komorniczej. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek poniesiony na odzyskanie należności można automatycznie doliczyć do długu. Możliwość obciążenia dłużnika kosztami zależy przede wszystkim od rodzaju należności, statusu stron, zasadności wydatku oraz podstawy prawnej dochodzenia zwrotu.
Najszersze uprawnienia przysługują wierzycielom w transakcjach handlowych, czyli przede wszystkim w relacjach między przedsiębiorcami. W przypadku długów konsumenckich oraz kosztów prywatnej windykacji zasady są bardziej restrykcyjne. Istotne jest również rozróżnienie kosztów windykacji polubownej, postępowania sądowego i egzekucji komorniczej, ponieważ każda z tych kategorii podlega innym regułom.
Sprawdź ➡ windykacja na koszt dłużnika!
Kiedy wierzyciel może obciążyć dłużnika kosztami windykacji?
Podstawą przeniesienia kosztów windykacji na dłużnika musi być konkretny przepis prawa, prawidłowo sformułowane postanowienie umowne albo orzeczenie sądu. Sam fakt zlecenia windykacji zewnętrznej firmie nie oznacza jeszcze, że wynagrodzenie tej firmy staje się częścią zadłużenia.
Najbardziej jednoznaczne zasady obowiązują w transakcjach handlowych objętych ustawą z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Jeżeli wierzyciel spełnił swoje świadczenie, a dłużnik nie zapłacił w terminie, wierzyciel może domagać się ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Prawo do rekompensaty powstaje co do zasady bez konieczności wykazywania, że wierzyciel rzeczywiście poniósł wydatek w odpowiadającej jej wysokości. Wystarczające jest nabycie prawa do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Ustawowa rekompensata w transakcjach handlowych
Wysokość rekompensaty zależy od wartości niezapłaconego świadczenia pieniężnego. Zgodnie z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzyciel może żądać równowartości:
- 40 euro, gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł;
- 70 euro, gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł;
- 100 euro, gdy wartość świadczenia wynosi co najmniej 50 000 zł.
Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Rekompensata przysługuje od każdej transakcji handlowej, w związku z którą wierzyciel nabył prawo do odsetek za opóźnienie, jednak jej dochodzenie nie może stanowić nadużycia prawa. W praktyce znaczenie mają między innymi proporcja rekompensaty do wysokości zadłużenia, długość opóźnienia oraz okoliczności konkretnej sprawy.
Czy trzeba wcześniej wysłać wezwanie do zapłaty?
Powstanie prawa do ustawowej rekompensaty nie jest uzależnione od wcześniejszego wysłania wezwania do zapłaty ani od przekazania sprawy firmie windykacyjnej. Roszczenie powstaje z mocy prawa, gdy dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia, a wierzyciel uzyskał prawo do odsetek.
Wezwanie do zapłaty ma jednak duże znaczenie praktyczne. Potwierdza podjęcie czynności zmierzających do odzyskania długu, wskazuje aktualną wysokość roszczenia i może być później wykorzystane jako dowód w postępowaniu sądowym.
Kiedy można żądać zwrotu kosztów przewyższających rekompensatę?
Ustawowa kwota 40, 70 albo 100 euro nie zawsze pokrywa rzeczywiste wydatki wierzyciela. Jeżeli uzasadnione koszty odzyskiwania należności były wyższe, wierzyciel może dochodzić także nadwyżki ponad rekompensatę.
W takim przypadku nie wystarczy jednak samo powołanie się na fakt skorzystania z usług kancelarii lub firmy windykacyjnej. Wierzyciel powinien wykazać, że koszt został rzeczywiście poniesiony, pozostawał w związku z opóźnieniem dłużnika i był uzasadniony zarówno co do zasady, jak i wysokości.
Dłużnik może zostać obciążony wyłącznie kosztami celowymi, rozsądnymi i proporcjonalnymi do charakteru oraz wartości dochodzonej należności. Jeżeli przykładowo wierzyciel zleci odzyskanie niewielkiego długu za wynagrodzeniem wielokrotnie przewyższającym jego wartość, sąd może uznać taki wydatek za nieuzasadniony.
Przy ocenie kosztów bierze się pod uwagę między innymi stopień skomplikowania sprawy, liczbę podjętych czynności, zachowanie dłużnika, wartość należności, czas trwania opóźnienia oraz rynkowy poziom wynagrodzenia za podobne usługi.
Jak udowodnić poniesione koszty?
Wierzyciel powinien dysponować dokumentami potwierdzającymi zarówno wykonanie czynności windykacyjnych, jak i wysokość poniesionego wydatku. Znaczenie mogą mieć umowa z firmą windykacyjną, faktura, potwierdzenie zapłaty, zestawienie wykonanych działań oraz korespondencja z dłużnikiem.
Sama faktura nie zawsze przesądza o zasadności roszczenia. Jeżeli dłużnik zakwestionuje koszt, wierzyciel powinien wykazać, że usługa była rzeczywiście potrzebna do odzyskania należności, a jej cena nie była nadmierna.
Kiedy wynagrodzenie firmy windykacyjnej obciąża wierzyciela?
Wierzyciel musi pokryć koszt windykacji samodzielnie, jeżeli nie istnieje podstawa prawna do jego przeniesienia na dłużnika albo gdy wydatek nie spełnia kryterium celowości i proporcjonalności.
Dotyczy to zwłaszcza prowizji ustalonej wyłącznie w umowie między wierzycielem a firmą windykacyjną. Dłużnik nie jest stroną takiej umowy, dlatego jej postanowienia same w sobie nie tworzą po jego stronie obowiązku zapłaty wynagrodzenia windykatora. Firma może pobrać od wierzyciela na przykład prowizję w wysokości 10% lub 20% odzyskanej kwoty, lecz nie oznacza to automatycznie, że cała prowizja może zostać doliczona do zadłużenia.
Koszt może pozostać po stronie wierzyciela również wtedy, gdy:
- działania windykacyjne były zbędne, powtarzalne albo nieadekwatne do sytuacji;
- wysokość wynagrodzenia rażąco przekraczała rynkowy koszt podobnych usług;
- wierzyciel nie potrafi udokumentować poniesienia wydatku;
- koszt nie pozostawał w normalnym związku z opóźnieniem dłużnika;
- należność była sporna, niewymagalna albo została naliczona nieprawidłowo.
Wierzyciel ponosi także ryzyko gospodarcze związane z wyborem konkretnego usługodawcy. Nie może przerzucić na dłużnika dowolnie wysokiego kosztu tylko dlatego, że zaakceptował taką cenę w umowie z windykatorem.
Czy koszty windykacji można przenieść na konsumenta?
W relacjach z konsumentami możliwość doliczania kosztów windykacji jest znacznie bardziej ograniczona niż w obrocie profesjonalnym. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych co do zasady dotyczy transakcji między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą oraz określonymi podmiotami publicznymi. Nie stanowi ogólnej podstawy do naliczania konsumentowi rekompensaty w wysokości 40, 70 lub 100 euro.
Przedsiębiorca nie może jednostronnie ustalić, że konsument zapłaci dowolną opłatę za monit, wezwanie do zapłaty, wiadomość SMS, kontakt telefoniczny lub przekazanie sprawy do windykacji. Takie postanowienie umowne może zostać uznane za niedozwolone, zwłaszcza gdy opłata jest oderwana od rzeczywistego kosztu czynności albo prowadzi do nadmiernego obciążenia konsumenta.
Opłata windykacyjna nakładana na konsumenta powinna odpowiadać rzeczywistym, uzasadnionym i możliwym do wykazania kosztom konkretnego działania. Nie może pełnić funkcji dodatkowej kary za opóźnienie, ponieważ sankcją za nieterminową zapłatę są przede wszystkim odsetki za opóźnienie.
W praktyce przedsiębiorca powinien zachować szczególną ostrożność przy stosowaniu tabel opłat przewidujących stałe kwoty za każde kolejne wezwanie. Wielokrotne naliczanie opłat za automatycznie generowane wiadomości lub pisma może zostać zakwestionowane jako nieproporcjonalne i naruszające interes konsumenta.
Czy zapis w umowie wystarczy do obciążenia dłużnika?
Postanowienie umowne może określać zasady odpowiedzialności za koszty dochodzenia należności, ale nie daje wierzycielowi pełnej swobody. Zapis przewidujący, że dłużnik pokrywa „wszelkie koszty windykacji”, nie oznacza, że każda przedstawiona kwota będzie należna.
W obrocie między przedsiębiorcami sąd może oceniać takie postanowienie z uwzględnieniem zasad współżycia społecznego, natury stosunku zobowiązaniowego oraz zakazu nadużywania prawa. W relacji z konsumentem dodatkowo stosuje się przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych.
Bezpieczniejsze jest wskazanie w umowie, że dłużnik odpowiada za uzasadnione i udokumentowane koszty dochodzenia należności w granicach dopuszczonych przez obowiązujące przepisy. Nawet taki zapis nie zwalnia jednak wierzyciela z obowiązku wykazania zasadności żądanej kwoty.
Koszty postępowania sądowego a koszty prywatnej windykacji
Koszty procesu podlegają innym zasadom niż wynagrodzenie firmy windykacyjnej. Co do zasady strona przegrywająca sprawę ma obowiązek zwrócić przeciwnikowi niezbędne koszty celowego dochodzenia praw i celowej obrony. O ich wysokości rozstrzyga sąd.
Do kosztów procesu mogą należeć opłata od pozwu, określone wydatki sądowe oraz koszty zastępstwa procesowego przez adwokata lub radcę prawnego. Zwrot kosztów zastępstwa nie musi odpowiadać rzeczywistemu wynagrodzeniu uzgodnionemu z pełnomocnikiem. Sąd zasądza je według przepisów określających stawki oraz zasad rozliczania kosztów procesu.
Oznacza to, że nawet gdy wierzyciel zapłaci kancelarii kwotę wyższą niż koszty zasądzone przez sąd, różnicę będzie musiał pokryć samodzielnie. Prywatna umowa z pełnomocnikiem nie wiąże dłużnika.
Wierzyciel może również nie otrzymać pełnego zwrotu kosztów, jeżeli wygra sprawę tylko częściowo, wniesie pozew mimo wcześniejszej gotowości dłużnika do zapłaty albo podejmie czynności, które sąd uzna za niecelowe.
Kto ponosi koszty egzekucji komorniczej?
Jeżeli wierzyciel uzyska tytuł wykonawczy i skieruje sprawę do komornika, niezbędne koszty egzekucji co do zasady obciążają dłużnika. Ich wysokość i sposób naliczania wynikają z przepisów o kosztach komorniczych, a nie z dowolnej decyzji wierzyciela.
Wierzyciel może jednak zostać obciążony określonymi wydatkami lub opłatami, zwłaszcza gdy egzekucja została wszczęta niecelowo, wniosek został złożony przeciwko niewłaściwej osobie albo postępowanie umorzono na jego wniosek w okolicznościach przewidzianych ustawą.
Może być również zobowiązany do zaliczkowego pokrycia niektórych wydatków potrzebnych do przeprowadzenia czynności. Ostateczne rozliczenie zależy od wyniku postępowania i podstawy jego zakończenia.
Czy można dochodzić kosztów windykacji jako odszkodowania?
Poza szczególnymi zasadami dotyczącymi transakcji handlowych wierzyciel może próbować dochodzić zwrotu określonych wydatków na zasadach ogólnej odpowiedzialności odszkodowawczej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.
W takim przypadku musi wykazać szkodę, naruszenie zobowiązania przez dłużnika oraz adekwatny związek przyczynowy między opóźnieniem a poniesionym kosztem. Zastosowanie mogą mieć w szczególności art. 361 i art. 471 Kodeksu cywilnego.
Nie każdy wydatek na windykację zostanie jednak uznany za szkodę podlegającą naprawieniu. Koszt musi stanowić normalne następstwo zachowania dłużnika oraz być ekonomicznie uzasadniony. Sąd może odmówić jego zasądzenia, jeżeli zwykłe wezwanie do zapłaty było wystarczające, a zaangażowanie kosztownej firmy zewnętrznej nie było potrzebne.
Jak prawidłowo dochodzić kosztów od dłużnika?
Wierzyciel powinien najpierw ustalić, czy dochodzona należność wynika z transakcji handlowej, umowy z konsumentem czy innego stosunku prawnego. Następnie należy oddzielić ustawową rekompensatę, dodatkowe koszty windykacji, odsetki, koszty procesu i koszty egzekucji. Każda z tych kwot ma inną podstawę prawną i wymaga odrębnego uzasadnienia.
W wezwaniu do zapłaty warto dokładnie wskazać kwotę należności głównej, okres naliczania odsetek, podstawę rekompensaty oraz wysokość dodatkowych kosztów. Jeżeli wierzyciel dochodzi wydatków przewyższających ustawową rekompensatę, powinien wyjaśnić, z jakich czynności wynikały i dlaczego były konieczne.
Nie należy przedstawiać dłużnikowi zbiorczej pozycji opisanej jedynie jako „koszty windykacji”. Brak przejrzystego wyliczenia zwiększa ryzyko zakwestionowania roszczenia, szczególnie w relacji z konsumentem.
Kiedy koszty obciążają dłużnika, a kiedy wierzyciela?
Dłużnik może zostać obciążony ustawową rekompensatą w transakcji handlowej, uzasadnionymi kosztami odzyskiwania należności przewyższającymi tę rekompensatę, zasądzonymi kosztami procesu oraz niezbędnymi kosztami prawidłowo wszczętej egzekucji. W każdym przypadku musi jednak istnieć wyraźna podstawa prawna, a wysokość żądania powinna być proporcjonalna i możliwa do uzasadnienia.
Wierzyciel pokrywa samodzielnie wydatki zbędne, nadmierne, nieudokumentowane lub wynikające wyłącznie z niekorzystnej umowy zawartej z firmą windykacyjną. Po jego stronie pozostaje również część wynagrodzenia kancelarii lub windykatora, której nie można skutecznie dochodzić od dłużnika.
Najważniejsze jest zatem rozróżnienie między kosztem faktycznie poniesionym a kosztem, za który dłużnik ponosi odpowiedzialność prawną. Nie każda kwota zapłacona przez wierzyciela w celu odzyskania długu automatycznie staje się elementem zadłużenia.
